Руслан Репин
Обсудить процесс

Примеры решений

Какие бизнес‑процессы стоит менять с помощью технологий

Не каждый ручной процесс нужно автоматизировать

Интересны те, что регулярно забирают время сотрудников, дают ошибки и ожидания или требуют нанимать людей вместе с ростом.

Обсудить свой процесс Посмотреть примеры

Что попадает в фокус

  1. Все повторяющиеся процессы компании
  2. Забирают заметное время сотрудников
  3. Проходят через несколько людей и систем
  4. Дорожают вместе с ростом объёма
  5. Стоит посчитать экономику

Условная иллюстрация принципа отбора.

Обычно проблема становится интересной, когда совпадают несколько признаков

  1. 01

    Повторяется регулярно

    Не раз в квартал, а снова и снова.

    одна и та же операция, десятки раз в месяц

  2. 02

    Забирает заметное время

    Особенно если поиском и сверкой занят дорогой специалист.

    поиск, перенос, сверка · экспертиза

  3. 03

    Проходит через несколько людей и систем

    Почта, таблицы, учётные системы, согласования. На каждом стыке информацию передают руками.

    на каждом стыке информация переносится заново

  4. 04

    Дорожает вместе с ростом

    Больше заявок — больше ручной работы — больше людей.

    линии идут параллельно — рост упирается в людей

Чем больше совпадений, тем интереснее посчитать, сколько такой порядок работы стоит бизнесу.

Технические B2B-продажи

От технической заявки до готового коммерческого предложения

Клиент присылает спецификацию в таблице, документе или письме.

Сейчас

  1. Заявка
  2. Разбор
  3. Поиск данных
  4. Инженер
  5. Цена и наличие
  6. Коммерческое предложение

Часть работы требует знаний инженера. Часть — это найти, перенести, сопоставить и проверить.

Другой вариант устройства процесса

  1. Заявка
  2. Подготовка данных
  3. Решение инженера
  4. Коммерческое предложение

Инженер не должен начинать каждую позицию с поиска данных.

Условная схема, а не результат клиентского проекта.

Можно ли обрабатывать больше заявок той же командой, подключая инженера только там, где нужно его решение?

Подготовку можно собрать в один поток: разобрать данные, подтянуть известное, отдельно показать спорные позиции.

Что имеет смысл измерить

  • срок от заявки до предложения;
  • время менеджера и инженера на заявку;
  • сколько заявок вытягивает текущая команда;
  • сколько уточнений и переделок.
Подробный разбор процесса Обсудить похожий процесс

Выездной технический сервис

От заявки клиента до выполненной работы и документов

Клиент сообщает о неисправности.

Каждое действие — минуты. Но при большом потоке вокруг специалиста вырастает отдельный слой координации.

Сейчас

  1. Обращение
  2. Оператор
  3. Диспетчер
  4. Специалист
  5. Результат
  6. Офис
  7. Документы
  • заново уточняют то, что уже известно;
  • информацию передают между людьми руками;
  • звонят, чтобы узнать статус;
  • после выезда данные переносят в отчёты ещё раз.

Другой вариант устройства процесса

  1. Заявка
  2. Подготовленные данные
  3. Назначение
  4. Работа специалиста
  5. Результат
  6. Документы

Условная схема, а не результат клиентского проекта.

Можно ли обслуживать больше заявок, не увеличивая диспетчерскую и бумажную работу?

Данные об объекте, статус, результат выезда и сведения для документов можно передавать автоматически. Решения остаются у диспетчера и специалиста.

Что имеет смысл измерить

  • количество заявок;
  • время оператора и диспетчера на заявку;
  • сколько времени специалист тратит не на работу, а на бумаги;
  • повторные звонки и уточнения;
  • срок от окончания работ до готовых документов;
  • что происходит со штатом при росте.
Подробный разбор процесса Обсудить похожий процесс

Ещё два процесса

Устройство процесса важнее отрасли

Внешне разные задачи. Внутри одна схема: человек сначала готовит данные и только потом решает.

03

Проверка строительных документов

Подрядчик присылает акт. Специалист проверяет строки, объёмы и цены — но часть времени уходит на поиск и сопоставление, а не на спорные места.

Сейчас

  • Документ
  • Поиск исходных данных
  • Ручная сверка
  • Отклонения
  • Повторная проверка

Другой вариант

  • Документ
  • Первичная сверка
  • Совпадения / отклонения
  • Специалист проверяет спорные места
  • Решение

Можно ли оставить специалисту отклонения вместо проверки каждой строки?

  • время проверки
  • полный срок прохождения документа
  • количество повторных проверок
04

Сравнение предложений поставщиков

Поставщики отвечают на одно задание разными документами. Прежде чем выбрать, закупщику нужно сделать их сравнимыми.

Сейчас

  • Предложения
  • Ручной перенос
  • Сопоставление
  • Технические уточнения
  • Сравнительная таблица
  • Решение

Другой вариант

  • Предложения
  • Единая структура
  • Сравнение
  • Спорные позиции специалисту
  • Решение закупщика

Можно ли подготовить сравнение заранее, а человеку оставить выбор?

  • время закупщика
  • срок подготовки сравнения
  • ошибки при сопоставлении условий

Условные схемы, а не клиентские кейсы.

Развилка

Похожая проблема не означает одинаковое решение

Симптом

Сотрудники слишком долго ищут информацию

Возможные причины

  • данные плохо организованы
  • информация находится в нескольких системах
  • в процессе слишком много лишних действий
  • в системе не хватает нужной функции
  • информация каждый раз приходит в свободной форме

Выбираем после того, как понятна причина

Разные варианты изменения

  • изменить процесс
  • использовать готовую систему
  • связать существующие системы
  • разработать недостающую часть
  • применить AI, если он здесь нужен

Сначала причина и стоимость проблемы. Технология — после.

Где искать бизнес-эффект

Если изменить этот процесс, где именно бизнес почувствует результат?

Польза не только в сэкономленных часах.

Если эффекта нет, сама возможность автоматизации проект не оправдывает.

  • меньше времени сотрудников
  • больше работы той же командой
  • быстрее ответ клиенту
  • меньше ошибок
  • быстрее проходят документы
  • меньше зависимость от роста штата

Есть похожий процесс в вашей компании?

Инструмент выбирать заранее не нужно. Достаточно одного реального примера — дальше смотрим:

  • кто участвует
  • что делает каждый
  • где уходит время
  • где работа ждёт
  • где ошибки и возвраты
  • как часто это повторяется
  • что будет при росте объёма
  • где может быть заметный эффект.

Цель первого разговора — понять, есть ли здесь проблема, за которую стоит браться.

Если эффекта нет — проект не нужен.

Обсудить процесс